Avvik : IKKE bruk Dialogmelding

 

Bønn fra samhandlingslegen: IKKE bruk Dialogmeldinger til å melde avvik !

Samhandlingslegen vil be om at bruken av dialogmeldinger avgrenses til dialog om faglige eller praktiske spørsmål, og IKKE til avviksmeldinger. Dialogmeldinger arkiveres i pasient-journalen «til evig tid» og er åpent tilgjengelig for pasienten å lese. Samtidig har de fleste avviksmeldinger ikke et innhold som hører til i pasientjournalen.

Et klassisk eksempel er en lege på sykehuset som har «benyttet fastlegen som sekretær». At det kan provosere fastlegen er forståelig. At en avviksmelding kan være relativt emosjonelt preget er en erfaring. Samtidig er det først og fremst et utfordring som har med oppgavedeling og samhandling / mangel på samhandling – å gjøre. Dvs. en sak mellom legene – og ikke en problemstilling som skal føres i pasientens journal.

Å melde avvik er viktig. Det gir godt grunnlag for læring og forbedring.
Min erfaring er at konkret og konstruktiv tilbakemelding på avvik er ofte bidrar til atferdsendring i positiv retning. Fortsett med det, men som sagt – ikke via dialogmeldinger.

Send avviksmeldinger slik det er anbefalt:

• Hvis avviket fremkommer av en epikrise: Skriv ut epikrisen til pasienten det gjelder,
  marker det du reagerer på og skriv eventuelle kommentarer i margen eller på baksiden
• Alternativt – skriv avviksmeldingen din på et vanlig ark

·         Legg epikrisekopien/ meldingen i en konvolutt, og adresser denne til «Samhandlingslege Svein Kjosavik»

·         Legg konvolutten i «blodprøve-kassen» til SUS

 

Samhandlingslegen vil følge opp saken overfor den det gjelder.
Ønsker du tilbakemelding er det fint om du fører på egen emailadresse.

 

Svein Kjosavik

Samhandlingslege

Patologi: Manglende prøvesvar - utfyllende informasjon til utsendt brev.

Informasjon vedrørende manglende patologisvar

I brev datert 11.11.2014 går det frem at avdeling for patologi har fått tilbakemeldinger om prøvesvar som ikke har kommet frem til rekvirent, og at avdelingen ikke har mulighet til å kontrollere hvilke svar dette gjelder. På bakgrunn av de tilbakemeldingene vi har fått har vi noen spesifikke datoer hvor det har skjedd feil. Her er det snakk om vår utskriftsdato, altså den datoen prøven ble godkjent og sendt til utskrift. Disse datoene er per i dag 17.9, 22.9, 26.9, 29.9, 16.10 og 28.10. Disse prøvene er registrert med prøvetakingsdato fra 1.9.2014 til og med 8.10.2014.

Per i dag er det kun cervixcytologiprøver fra eksterne rekvirenter som er etterlyst, vi ber derfor alle rekvirenter kontrollere disse ekstra nøye. Så langt er 43 kvinner er rammet av denne feilen, ingen med alvorlige diagnoser.

Samtidig vil vi understreke at vi ikke vet med sikkerhet at feilen kun gjelder cervixcytologiprøver og om det kun er eksterne rekvirenter som er rammet.

Da vi først ble oppmerksomme på dette problemet gjaldt det prøvesvar som skulle vært sendt ut den 22.9. Disse ble skrevet ut og sendt sammen med et forklarende følgebrev, da det var mange rekvirenter som fikk samme svar to ganger. Det viste seg i ettertid at det fremdeles manglet svar fra den 22.9. Vi har derfor valgt å ikke sende ut alle svarene fra ovennevnte utskriftsdatoer på nytt, da vi ikke kan garantere at dette løser problemet.

Vi har satt inn ulike tiltak ved avdelingen og arbeider sammen med vår systemleverandør for å finne årsaken og vil gi en tilbakemelding så snart vi vet med sikkerhet at problemet er løst.

Vi bemerker at gjennomsnittlig svartid per i dag er 3 uker (17 dager) på histologiprøver og 2 uker (10 dager) på cytologiprøver da vi får en del henvendelser angående prøver som ikke er ferdig.

Igjen beklager vi merarbeidet dette påfører våre rekvirenter.

Vennlig hilsen

Ine Kristin Fossum                                                             
Konsulent

Avdeling for patologi
51519628
Helse Stavanger HF
www.sus.no

VIKTIG DRIFTSMELDING: Gjelder potensielt alle Winmed 2 brukere

OBS: Viktig melding til alle som bruker Winmed 2 i kombinasjon med eResept.

Det rapporteres nå om relativt mye feil i legemiddelopplysninger i elektroniske henvisninger og meldinger. Det synes som dette er knyttet spesielt til brukere av Winmed 2 og eResept- modulen og en innstilling i denne.

Oppskrift på feilretting (klikk på lenken for å åpne dokumentet)

Winmed 2 brukere kan ha en” feil” i innstillinger i forskrivningsmodulen for e resept.Dersom denne innstillingen er feil vil “ legemidler i bruk bildet” i journalbildet og i e- reseptbildet vise ulike medisinoversikter.

Årsaken er at legemidler i bruk i journalbildet vil inneholde legemidler fra importfeltet i tillegg til legemidler i bruk. Legemidler i bruk pluss legemidler fra importfeltet vil komme med i henvisninger og i PLO- meldinger. Dette kan føre til alvorlig feilmedisinering.

Årsaken til denne feilen er at noen ønsket å prøve denne innstillingen  da e- resept var nytt,men fant det uhensiktsmessig og endret den. Det er grunn til å tro at denne innstillingen kan ha blitt satt ved oppsett av e resept  ved flere legekontor  da e-resept ble innført, uten at  det er fulgt opp.

De legekotorene med Winmed 2 som registrerer manglende samsvar mellom legemidler i bruk i E-reseptbildet og i journalbildet bør få rettet denne innstillingen ved at de endrer oppsette i forskrivningsmodulen  fra importer til eksluder, se vedlegg, eller kontakter CGM . 

CGM melder at de vil sjekke legekontorenes oppsett av eResept i forbindelse med oppgraderinger av eResept fremover mot 010214. Vi mener dette er en så potensielt alvorlig problemstilling som skaper så mye merarbeid at vi likevel velger å gå ut bredt med en advarsel nå slik at de berørte kan korrigere dette umiddelbart. Vi vet ikke hvor stort omfanget er.

Det er så langt ikke oppdaget som en problemstilling for Winmed 3 / Infodoc / System X brukere. Vi ber disse være obs på problemstillingen og melde fra om den oppdages for disse journalsystemene.

Oppskrift på feilretting 

(kilde: epost Ole Martin Winnem på vegne av CGM)

Praksiskonsulentene kan ikke gi brukerstøtte på feilretting - dette må tas med CGM.

Ruth Midtgarden (Praksiskonsulent)

Jan Robert Johannessen (Praksiskonsulent)