Ny rutine ved svikt i meldingskommunikasjon

Helse Vest vil fra 18. juni innføre en ny rutine ved bortfall av kvitteringsmeldinger fra enkeltlegekontor, etter utsending av meldinger fra helseforetakene.

Tiltak:

• Helse Vest varsler legekontoret og setter deretter på papirkopi dersom denne er avskrudd.
• Dersom Helse Vest ikke mottar kvitteringer etter 14 dager vil elektroniske meldinger skrus av, og legekontoret mottar meldingene kun på papir.

Rutinen gjelder ikke andre typer feil enn mangel på kvitteringsmeldinger (transport- og applikasjonskvittering).

Formelt sett er det mottakeren som har ansvaret for at det sendes en kvitteringsmelding. Legekontoret vil altså få 14 dager til å løse problemet, sammen med sin leverandør og eventuelt andre kommunikasjonsparter. Vi regner med at dette er nok tid, så fremt man straks starter med problemløsningen.

Kundesenteret ved Helse Vest IKT vil kunne bidra ved å samle informasjon om mulige årsaker, når det oppstår nye feil hos flere legekontor samtidig. Slik informasjon vil bli gitt når legekontoret varsles. 

Bakgrunnen for denne nye rutinen er at sikkerheten for meldinger uten papirkopi er helt avhengig av at mottaker sender kvitteringsmeldinger. Transportkvitteringen viser at meldingen er mottatt, applikasjonskvitteringen viser at meldingen enten er akseptert eller avvist.

Dersom avsender av meldingen ikke mottar kvitteringsmeldinger, har verken avsender eller mottaker noen mulighet til å vite om mottaker faktisk har mottatt meldingen eller om problemet «bare» er at mottaker ikke sender kvittering på at meldingen er mottatt. Det er da mulig at meldinger forsvinner underveis uten at dette blir oppdaget, noe som kan utgjøre en direkte fare for pasientene. Erfaringen med å sende papir parallelt med elektroniske meldinger viser at noen mottakere kun forholder seg til de elektroniske forsendelsene, slik at det parallelle papiret ikke gir noen reell sikkerhet.

Gunn Marit Jørpeland Barstad

Prosjektleder, Meldingsløftet SUS

Ivar Halvorsen

Praksiskonsulent